Email merupakan salah satu platform komunikasi digital yang biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan kerja. Anda bisa mengirim pesan yang disertai dengan file yang disematkan secara langsung ke dalam email, nantinya penerima bisa mengunduh file tersebut dan membukanya di perangkat komputer atau smartphone mereka.
Apabila file yang dikirimkan jumlahnya ada banyak dan Anda ingin mengaturnya ke dalam folder-folder tertentu, bagaimana cara mengirimnya? Apakah bisa mengirim folder lewat email? Pada kesempatan kali ini kami akan coba berikan dua alternatif cara yang bisa Anda pakai untuk mengirim folder lewat email.
Mengirim folder lewat email dengan mengarsipkannya
Cara pertama yang cukup mudah untuk mengirim folder lewat email adalah dengan mengubahnya ke dalam bentuk arsip. Dengan metode ini kita bisa menjadikan sebuah folder dan semua file yang ada di dalamnya menjadi sebuah file tunggal yang bisa disematkan pada email yang kita kirim.
Selain itu, mengarsipkan folder juga secara otomatis akan mengurangi kapasitasnya atau yang lebih sering disebut dengan istilah kompres file. Folder yang sudah diarsipkan akan memiliki kapastias yang lebih kecil sehingga lebih mudah bila dikirimkan lewat email.
Ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Siapkan folder yang ingin dikirim lewat email
Pertama Anda kumpulkan dulu semua file yang ingin dikirim ke dalam satu folder khusus, tidak masalah jika di dalam folder tersebut masih terdapat folder-folder lainnya.
2. Install aplikasi pengarsipan
Langkah selanjutnya adalah menginstall aplikasi arsip. Anda bisa menggunakan aplikasi archiver seperti 7zip atau WinRAR yang gratis. Silakan lihat pembahasan mengenai aplikasi archiver terbaik yang sudah kami rekomendasikan di sini: 5 Aplikasi Archiver Terbaik
3. Klik kanan pada folder yang sudah disiapkan
Setelah aplikasi archiver terinstall, selanjutnya Anda kembali lagi ke direktori tempat folder yang ingin dikirim berada, kemudian klik kanan pada folder tersebut.
4. Pilih menu Add to archive
Pada context menu (menu yang muncul setelah klik kanan) silakan Anda temukan dan klik menu 7zip atau WinRAR yang ada di sana > kemudian pilih Add to archive.
5. Tentukan pengaturan kompresi file
Selanjutnya sebuah jendela baru akan muncul, di sini Anda perlu mengatur nama file, jenis format arsip yang ingin dipakai, dan password apabila diperlukan.
Pada bagian Archive silakan beri nama sesuai keinginan.
Pada bagian Archive format pilih zip, ini adalah format paling umum yang didukung oleh banyak perangkat.
Pada bagian Encryption silakan masukkan password sesuai keinginan apabila diperlukan.
Setelah semua selesai diatur klik pada tombol OK.
6. Kirim folder yang sudah diarsipkan lewat email
Setelah proses pengarsipan folder selesai, pada direktori yang sama Anda akan melihat ada sebuah file baru dengan format zip. Ini adalah folder Anda tadi yang sudah diubah ke dalam format arsip dan menjadi satu file tunggal.
Selanjutnya Anda bisa mengirimkannya dengan mudah lewat email. Silakan buka aplikasi email client atau browser Anda kemudian login ke email.
Buat sebuah pesan baru, kemudian klik pada menu Attach files atau Lampirkan > kemudian pilih file folder yag tadi sudah diarsipkan. Silakan ketik pesan Anda kemudian kirimkan email. Selesai.
Mengirim email dalam bentuk folder menggunakan penyimpanan cloud
Cara yang kedua untuk mengirim email dalam bentuk folder adalah dengan memanfaatkan media penyimpanan cloud seperti Google Drive, One Drive, atau Dropbox.
Berbeda dengan metode yang pertama tadi, pada cara yang kedua ini kita tidak perlu melakukan pengarsipan folder melainkan langsung menguploadnya ke penyimpanan cloud kemudian membuat link sharing dan mengirimkannya lewat email. Nanti penerima akan bisa langsung mengakses folder tersebut melalui browser di perangkat mereka.
Ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Kumpulkan file-file yang ingin dikirim dalam satu folder
Pertama Anda buat satu folder khusus kemudian kumpulkan semua file yang ingin dikirim ke dalamnya.
2. Login ke layanan penyimpanan cloud
Setelah itu buka aplikasi browser di komputer Anda kemudian login ke layanan cloud yang Anda inginkan. Anda bisa menggunakan Google Drive (Gmail) atau One Drive (Microsoft).
Pada tutorial ini kita akan menggunakan layanan Google Drive, silakan akses halaman berikut ini kemudian login menggunakan email Gmail Anda: https://drive.google.com/drive/my-drive
3. Upload folder ke penyimpanan cloud
Setelah berhasil masuk ke Google Drive langkah selanjutnya adalah mengupload folder ke drive. Pada halaman Google Drive klik tombol New yang ada di pojok kiri atas > pilih Folder upload > kemudian pilih folder yang tadi sudah Anda siapkan.
4. Klik kanan pada folder di Google Drive
Setelah proses upload selesai dan folder sudah masuk ke Google Drive, kemudian Anda klik kanan folder yang ada di Google Drive tersebut untuk memunculkan menu.
5. Pilih menu Get Link
Selanjutnya pilih menu Get Link yang muncul setelah Anda klik kanan folder.
6. Pada bagian Restricted ganti menjadi Anyone with the link
Pada bagian bawah jendela yang muncul, klik pada bagian Restricted kemudian ganti menjadi Anyone with the link > setelah itu click Copy Link untuk menyalin link > kemudian klik tombol Done.
7. Buka email Anda dan kirim link yang tadi sudah disalin
Sekarang folder sudah bisa diakses oleh siapa saja yang memiliki link, Anda sudah bisa mengirimkan email kemudian paste link yang tadi disalin ke dalam email. Nantinya penereima email akan bisa langsung mengakses folder yang ada pada Google Drive.
Itulah tadi dua cara mudah untuk mengirimkan folder melalui email, semoga tutorial ini bisa membantu.
